Home > Проведение стратегической сессии, статьи > Проведение стратегической сессии (консалтинговая услуга)

Проведение стратегической сессии (консалтинговая услуга)

March 14th, 2017 Leave a comment Go to comments

Проведение стратегической сессииРешил собрать традиционные наиболее частые вопросы, которые задают по стратегическим сессиям. И постепенно буду обновлять в соответствии с запросами. Иллюстрации в статье – рисунки из книг по стратегическим сессиям – ссылки на них найдете в тексте.

Что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия это формат групповой работы, когда необходимо вовлечение в процесс принятия решения ключевых сотрудников компании.
Участники работают в группах в соответствии со сценарием (программой).
Вовлечение персонала в принятие стратегических решений позволяет заранее согласовать позиции всех заинтересованных сторон (владелец, менеджмент, линейный персонал) относительно дальнейшей деятельности компании.

Чтобы стратегическая сессия не превращалась в балаган, где либо без умолку говорят сотрудники, изливая на менеджмент свою боль и отчаяние, либо не превращалось в назидательный монолог директора или владельца, формат стратегической сессии предполагает наличие модераторов. Специально обученные люди (модераторы) способствуют ускорению коммуникации и творческому процессу в группах.

Работа в группах обычно продолжается 2-3 часа с таким расчетом, чтобы группа могла сделать качественный доклад по теме обсуждения перед другими участниками.
Соответственно, чем больше тем поднимается во время стратегической сессии, тем больше времени необходимо для нее.

Проведение стратегической сессии

Цели стратегической сессии зависят от заказчика.

Формат позволяет разрабатывать стратегические планы, формировать проектные группы, разрабатывать креативные маркетинговые или рекламные компании, формировать корпоративную культуру, искать новые ниши на рынке или разрабатывать новые продукты на существующих рынках.

Основная цель стратегической сессии это адаптация компании под изменчивую внешнюю среду.
Во время подготовки мероприятия и в момент проведения постоянно происходит сравнение требований внешней среды (потребителей, рынка в целом) и внутренней среды (бизнес-процессов, продукта, персонала). Происходит проверка на их совместимость. И, конечно, изменить внешнюю среду в большинстве случаев сложно, однако, адаптироваться под новые условия возможно и для этого необходима корректировка компании в нужном направлении.

Проведение стратегической сессии

Итоги стратегической сессии

Самый главный критерий в результатах – документы (формальные и неформальные договоренности), которые позволяют принимать ежедневные решения.
Результаты зависят от поставленной цели. Тем не менее, существует несколько уровней.

Корпоративная культура – благодаря интенсивному обмену мнениями и обсуждению насущных рабочих вопросов между сотрудниками компании устанавливается качественно новый уровень взаимодействия. Если рассматривать в русле идей из книги “Лидер и племя. Пять уровней корпоративной культуры”, то во время стратегической сессии компания сразу поднимается на 4 или даже пятый уровень.

Рабочие планы – результатом работы являются, в первую очередь планы с целями по SMART и ответственными лицами. Документы будут настолько подробными, насколько хватит времени. Если же команда участников не уложится в отведенное время, то группа консультантов зафиксирует все изложенные идеи и предоставит готовый документ для дополнительного обсуждения всем участникам вне стратегической сессии (в порядке работы с проектной группой). Главные позиции будут согласованы в процессе стратегической сессии.

Проектная команда – любой план, даже самый хороший останется планом, если его некому будет внедрять в компании. Поэтому результатом стратегической сессии является формирование проектной команды на срок 1-2 месяца, которые при поддержке консультантов (организаторов стратегической сессии) осуществляют процесс необходимых изменений в компании согласно рабочим планам.

Готовые прототипы – в процессе деятельности (в зависимости от целей стратегической сессии) участники зачастую делают прототипы рекламных роликов, статей, должностных инструкций и так далее – благо современные технологии позволяют.

Проведение стратегической сессии

Программа стратегической сессии:
1)Постановка целей и задач стратегической сессии. Правила групповой работы.
2)Обозначение текущей ситуации на предприятии
3)Формирование групп для работы
4)Обсуждение результатов работы компании за прошедший год (или на текущий момент)
5)Анализ текущего состояния (SWOT-, PEST-анализ)
6)Формулирование видения компании и целей.
7)Формулирование миссии, ценностей компании.
8)GAP –анализ (поиск разрывов между желаемым будущим и текущей ситуацией, а также существующими ресурсами и необходимыми ресурсами).
9)Формулирование планов достижения поставленный целей на основе существующих ресурсов.
10)Определение сроков и ответственных за каждое направление стратегического плана.

Отдельная статья по программе стратегической сессии.

Подробная базовая программа стратегической сессии на 2 дня с таймингом.

Что делать, если в компании уже есть миссия, цели, ценности и нам нужен только стратегический план на 2-3 года?
Программа стратегической сессии согласовывается с клиентом, поэтому результатом будет именно те документы и той степени детальности, в которых нуждается заказчик.

Как обеспечить прорывные идеи?

Одна из проблем, возникающих во время проведения стратегической сессии это апатичность сотрудников.

Во-первых, сотрудники не доверяют внешним консультантам. Данная проблема решается очень просто – необходимо предварительно познакомиться с участниками стратегической сессии во время анализа деятельности организации (компании).

Во-вторых, для компаний на постсоветском пространстве характерная так называемая “выученная беспомощность” – состояние человека, который не верит в изменения. Более того, очень часто человек проявляет много активности вне работы или в любой другой сфере, но в рамках своих обязанностей, своей должности – не верит в изменения. Зачастую менеджмент не понимает, почему этот человек “с горящим взглядом” через полгода работы, вдруг, утратил всякий интерес к компании и “просто выполняет свою работу”? Сотрудник не ленивый, не безынициативный, не безответственный – он утратил доверие. Поскольку доверия и надежды на лучшее в данной компании нет, то и не имеет смысла проявлять инициативу. В таких случаях еще говорят “инициатива наказуема” – предложения сотрудников подвергаются высмеиванию со стороны как коллег, так и руководства. А также могут стать сверхурочной работой, которая не оплачивается. Поэтому персонал занимает позицию – лучше не высовываться.

“Выученная беспомощность” как проблема сложнее, чем недоверие к внешним консультантам. Поэтому требует не только качественно организованного мероприятия (за что несут ответственность консультанты), но и согласие менеджмента (владельца) на формирование проектных групп, на поощрение (материальное в том числе) инициативы, на передачу части полномочий.

У владельца в таком случае может создаться ощущение, что он теряет управление, теряет контроль над бизнесом. Однако, на самом деле, контроль видоизменяется. И там, где требовалось пристальное внимание владельца, теперь сотрудник сам себя мотивирует, сам себя контролирует и отвечает за результат.

Чтобы персонал прошел (“пережил”) путь от “беспомощности” к “инициативности” необходимо время. Во время стратегической сессии этот отрезок преодолевается за 2-3 дня.
Инициатива и доверие ключ от креативности и целого пакета новых идей.
Зачастую люди настолько увлекаются креативом и проектированием будущего компании, что обсуждение вариантов развития происходит почти до утра.

Формат стратегической сессии

Стратегическая сессия проходит в формате групповой работы.
Первоначально проводится установочный доклад, который обозначает ключевые моменты всей стратегической сессии – постановка целей, обозначение желаемых результатов, определение проблем, формирование групп и так далее. И затем при поддержке группы модераторов участники стратегической сессии работают в группах.

Каждая группа готовит тематические доклады, в зависимости от цели стратегической сессии, которые затем обсуждаются на пленарном заседании.
Таким образом, каждый участник, а также его идеи получает оценку от всех заинтересованных сторон (360 градусов).

В зависимости от продолжительности стратегической сессии и ее целей после нескольких циклов докладов+пленарных заседаний необходимо упорядочить все высказанные идеи и обязательства со стороны участников.

Доклады (наработки) необходимо превратить в понятные и структурированные планы на бумаге и затем согласовать окончательный вариант работы. Это можно сделать или во время стратегической сессии или позднее, собрав основных участников через два-три дня. Поэтому обязательно необходимо предусмотреть пост-сопровождение.

Сколько человек собирать на стратегическую сессию?

Оптимальное количество зависит от целей стратегической сессии и численности персонала (количества подразделений) на предприятии. Задача стратегической сессии охватить круг проблем, выносимых на стратегическую сессию с максимального количества ракурсов. Подробнее смотрите в отдельной статье посвященной количеству участников стратегической сессии.

Стоимость стратегической сессии зависит от нескольких составляющих:
1)Насколько детально будет проводиться анализ деятельности предприятия в момент подготовки. Будет ли это только интервью с участниками или же исследование рынка, анализ отчетности деятельности предприятия и т.д.
2)Сколько человек будет участвовать в стратегической сессии
3)Продолжительность (сколько дней)
4)Насколько будет продолжительным период поддержки (работа после стратегической сессии – уточнение результатов, консультации проектных групп и так далее).

Литература по стратегическим сессиям делится на две категории:
1)Как проводить стратегические сессии и каких результатов можно с их помощью достичь. В качестве примера можно говорить о “Стратегическая сессия. Как обеспечить появление прорывных идей”.

2)Книги, описывающие результаты преобразования организаций (компаний) с помощью стратегических сессий или результаты, которых можно достичь с их помощью достичь. Например, “Лидер и племя. Пять уровней корпоративной культуры”.

Благодаря первой категории книги становится понятно какие технологии применяются во время проведения стратегической сессии, основные подводные камни и как решать вопросы, возникающие по ходу стратегической сессии, поскольку они рассматриваются с технической части – как проводить.

Вторая категория книг, возможно, более интересна для менеджмента компании – каких результатов стоит ожидать от стратегической сессии и какие проблемы с ее помощью можно решить. А также не теоретические выкладки, а практические кейсы. Хотя, например, “Стратегическая сессия. Как обеспечить появление прорывных идей” объединяет в себе обе категории книг.

Андрей Федоренко

консалтинговая компания Socium


Comments:

Яндекс.Метрика
Google+